HASIL RIVIEW JURNAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP, DAN DOKUMENTASI KABUPATEN PESISIR SELATAN

Penelitian ini dilakukan oleh Hamdani Fajri, seorang mahasiswa Prodi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Negeri Padang. Selain itu didampingi oleh Syahyuman seorang pembimbin, Dosesn FBS Universitas Negeri Padan. Penelitian dilakukan dengan metode penelitian deskriptif. Makalah ini mengkaji dan mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Data diperoleh melalui kegiatan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi di Kabupaten Pesisir Selatan dan melalui observasi dan wawancara dengan pengelola kearsipan. Sumber data penelitian ini adalah sumber lisan langsung dari informan.

Berdasarkan hasil wawancara penulis jurnal dengan pegawai yang mengelola arsip dinamis aktif mengenai Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan adalah sebagai berikut :

1.      Peralatan Penyimpanan

Peralatan penyimpanan yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan telah memenuhi kebutuhan meskipun masih menggunakan peralatan sederhana. Adapun jenisnya seperti :

a.       Penyekat

Penyekat yang digunakan adalah semacam katu yang terbuat dari karton dengan tinggi 12 cm dan lebar 7 cm.

b.      Map (Folder)

Map yang digunakan adalah map yang terbuat dari karton manila berwarna merah.

c.       Petunjuk (Guide)

Guide terbuat dari arton tebal yang memiliki tonjolan untuk memuat informasi yang dapat memberi pentunjuk arsip yang berada di dalam file.

d.      Rak Arsip

Rak arsip terbuat dari besi strip siku dengan tinggi 2 meter, lebar 70 cm, dan memiliki 4 tingkatan.

2.      Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan adalah sistem pokok masalah (sistem subjek/subjek filling system). Sistem pokok masalah adalah sistem dimana mengelempokkan subjek yang sama. Sistem pokok masalah dipilih karena dapat memudahkan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, sistem ini efektif dan mempermudah dalam proses pencarian dan penemuan kembali arsip dinamis aktif. Arsip di simpan dengan menggunakan kartu penyimpanan rangkap 3,warna putih untuk d simpan dalam cordex, warna merah untuk didimpan pengelola surat dan warna kunig untuk disertakan dalam surat yang akan di simpan.

3.      Peminjaman Arsip

Arsip di simpan dengan tujuan untuk mempermudah apabila membutuhkan suatu infromasi, dengan kata lain apabila membutuhkan informasi bisa mengetahui melalui arsip. Peminjaman arsip dinamis aktif di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan masih sederhana, langsung datang pada pegawai pengelola arsip dengan menunjukan kartu kendali yang berwarna merah yang dibuat pada waktu arsip dinamis, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dan mempercepat dalam penemuan kembali arsip dinamis aktif. Adapun tahap kegiatan peminjamannya ialah:

a.       Permintaan

Jika ingin meminjam arsip maka terlebih dahulu mengisi formulir peminjaman yang dicetak dalam kertas berkuran A4.

b.      Pencarian Arsip

Setelah formulir di isi maka dilakukan pencarian arsip yang dibutuhkan, dengan memperhatikan Guide.

c.       Peminjaman Arsip

Setelah semua prosedur peminjaman selesai dijalani, maka arsip diserahkan pada pihak yang meminjam.

d.      Pengembalian Arsip

Pengembalian arsip dilakukan pada waktu yang telah ditentukan, yang melanggar akan diberi tindakan, seperti teguran dan peringatan pengembalian arsip baik secara lisan maupun tulisan.

4.      Pemeliharaan dan Pengamanan

Tidak ada pemeliharaan khusus terhadap arsip-arsip yang di simpan. Pemeliharaan arsip tersebut masih dilakukan dengan sangat sederhana, yaitu pegawai sekali-kali melakukan pemeriksaan arsip yang berada dalam lemari dan membersihkan lemari beserta arsip yang ada di dalamnya dari debu dengan menggunakan Vent, dan mengunakan obat anti rayap. Untuk pengamanya hanya menguci pintu lemarinya.

5.      Pemindahan  dan Pemusnahan Arsip

Arsip dinamis aktif yang ada pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumenttasi Kabupaten Pesisir Selatan bertambah banyak dan arsip yang ada tersebut tidak selamanya dipergunakan dan disimpan. Kantor arsip tersebut pernah memusnahkan arsip yang ada. Kalaupun ada yang tidak dibutuhkan seperti undangan kegiatan biasanya hanya di pindahkan ke dalam depo arsip.

Selain mengenai Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan, penulis jurnal juga mendapatkan informasi berupa cara mengatasai kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan adalah sebagai berikut :

1.      Fasilitas

a.       Perlu adanya ruangan khusus yang digunakan sebagai ruang kearsipan, sehinga terpisah dari ruangan yang lain.

b.      Perlu dilakukan penambahan fasilitas kearsipan, sehinga kegiatan kearsipan khususnya arsip dinamis aktif dapat berjalan lebih lancer.

2.      Sumber Daya Manusia

a.       Perlu adanya suatu pembelajaran khusus mengenai kearsipan yang situjukan pada pegawai pengelola kearsipan.

b.      Perlu adanya penambahan pegawai yang memenuhi syarat sebagai seorang arsiparis.

Berdasarkan penjelasan di atas mengenai system pengelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Sistem pegelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan terdiri dari : a) Sistem peralatan penyimpanan yang digunakan di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan telah memenuhi kebutuhan meskipun masih menggunakan peralatan sederhana; b) Sistem penyimpanan arsip dinamis akti pada Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan masih dilakukan secara sederhana, peminjam lansung datang kepada pegawai pengelola arsip dinamis aktif; d) Sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan tidak dipelihara dan diamankan secraa khusus; e) Sistem pemindahan dan pemusnahan di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan tidak pernah dilakukan. 2) Kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di  Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan diantaranya adalah kurangnya fasilitas kearsipan, terbatasnya pegawai pengelola arsip dinamis dan kurangnya pengetahuan pegawai pengelola arsip tentang keasipan.

Sumber :

Fajri, hamdan. 2012. sistem pengelolaan arsip dinamis aktif di kantor perpustakaan, arsip, dan dokumentasi kabupaten pesisir selatan. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan : Universitas Negeri Padang.